Przejście do Salesforce z Excela lub innego CRM: checklista migracji

Przejście do Salesforce to szansa na czysty start. To też moment, w którym wiele zespołów traci zaufanie do nowego CRM, bo brakuje rekordów, właściciele są błędni albo zniknęła historia.

Nasz zespół brał udział w migracjach do Salesforce dla globalnych zespołów sprzedaży. Poniższą checklistę stosujemy w mniejszych firmach, niezależnie od tego, czy źródłem jest Excel, HubSpot, Pipedrive czy stary CRM.

Etap 1: plan

1. Określ, jak wygląda sukces. Np. wszyscy aktywni klienci i otwarte szanse, dwa lata zamkniętych szans, historia aktywności z ostatnich 12 miesięcy.
2. Zdecyduj, czego nie migrować. Stare leady bez odpowiedzi, kontakty bez e-maila, szanse przegrane pięć lat temu. Mniej danych to szybsza i czystsza migracja.
3. Spisz systemy źródłowe i ich właścicieli. Kto zna każdy zbiór danych i odpowie na pytania?
4. Zamroź model danych. Uzgodnij obiekty, typy rekordów, pola wymagane i wartości list wyboru przed mapowaniem.

Etap 2: porządki i mapowanie

5. Najpierw wyeksportuj wszystko. Zachowaj pełną, nienaruszoną kopię danych źródłowych.
6. Usuń duplikaty w źródle. To dużo łatwiejsze niż scalanie później w Salesforce.
7. Ujednolicaj wartości. Kraje, branże, etapy i właściciele w spójnych formatach.
8. Przygotuj dokument mapowania. Dla każdego pola źródłowego: obiekt i pole w Salesforce, transformacja i przykład.
9. Zmapuj użytkowników i właścicieli. Każdy rekord potrzebuje właściciela. Zdecyduj, do kogo trafią rekordy osób, które odeszły.
10. Zaplanuj identyfikatory. Utwórz pole external ID na każdym obiekcie z ID ze starego systemu. Ułatwia relacje i ponowne ładowania.

Etap 3: testy

11. Najpierw ładuj do sandboxa. Wykonaj pełną migrację co najmniej raz w sandboxie.
12. Ładuj w kolejności. Użytkownicy, konta, kontakty, szanse, role kontaktów, produkty, a potem aktywności, notatki i pliki.
13. Wyłącz automatyzacje podczas ładowania tam, gdzie wysyłałyby e-maile lub tworzyły zadania dla historycznych rekordów. Użyj custom setting lub uprawnienia, które pomija Flowy dla użytkownika migracyjnego.
14. Uzgodnij dane. Porównaj liczby rekordów i sumy kwot w źródle i Salesforce. Sprawdź wyrywkowo 20 rekordów na obiekt z użytkownikiem biznesowym.
15. Testuj z użytkownikami. Poproś dwóch–trzech handlowców, by znaleźli swoje konta i szanse i potwierdzili, że są poprawne.

Etap 4: start

16. Wybierz datę przełączenia i od tego momentu nie twórz nowych rekordów w starym systemie.
17. Wykonaj ładowanie końcowe tymi samymi skryptami i mapowaniem co w teście.
18. Ponownie uzgodnij dane i usuń luki tego samego dnia.
19. Włącz automatyzacje i sprawdź, czy nowe rekordy zachowują się poprawnie.
20. Przeszkól użytkowników pierwszego dnia, skupiając się na codziennych zadaniach, a nie na wszystkich funkcjach.

Etap 5: po starcie

21. Zostaw stary system w trybie tylko do odczytu na kilka miesięcy, na wypadek gdyby ktoś potrzebował niezmigrowanej historii.
22. Pilnuj jakości danych przez pierwszy miesiąc: duplikaty, brak właścicieli, błędne etapy.
23. Zbieraj feedback w pierwszych dwóch tygodniach i szybko wdrażaj proste poprawki. Utracone na starcie zaufanie trudno odbudować.

Typowe błędy

Dobra migracja to w większości przygotowanie. Jeśli chcesz, by mapowanie, ładowania testowe i uzgodnienie danych przygotował ktoś za Ciebie, usługa migracji obejmuje cały proces.