Najważniejsze w skrócie
- Zacznij od bezpieczeństwa: za dużo administratorów systemu i nieaktywni użytkownicy z licencją to najczęstsze ryzyka.
- Workflow Rules i Process Builder straciły wsparcie Salesforce z końcem 2025 roku i warto przenieść je do Flow.
- Mierz jakość danych kilkoma liczbami, np. odsetkiem duplikatów i pustych kluczowych pól, by widzieć postęp.
- Zamień wyniki w krótką listę priorytetów. Dziesięć wykonanych poprawek jest lepsze niż pięćdziesiąt zapisanych uwag.
Org Salesforce zmienia się co tydzień. Przybywa pól, ludzie przychodzą i odchodzą, automatyzacje się nawarstwiają. Po roku czy dwóch bez przeglądu drobne problemy składają się na wolne strony, niewiarygodne raporty i luki w bezpieczeństwie.
Tej checklisty używamy w małych i średnich orgach. Możesz przejść ją samodzielnie w jeden dzień. Oceń każdy punkt jako OK, do poprawy lub krytyczny, a potem wybierz dziesięć najważniejszych poprawek.
Bezpieczeństwo i dostęp
- Administratorzy systemu. Policz użytkowników z profilem System Administrator. W małej firmie zwykle wystarczą dwie osoby.
- Nieaktywni użytkownicy. Wypisz aktywnych użytkowników, którzy nie logowali się od 60 dni. Każdy to niewykorzystana licencja i potencjalne ryzyko.
- Permission sets zamiast profili. Sprawdź, czy dostęp jest zarządzany przez permission sets i ich grupy, jak zaleca Salesforce, czy przez wiele niestandardowych profili.
- Wynik Health Check. Otwórz Setup → Health Check i przejrzyj ustawienia wysokiego ryzyka, np. zasady haseł i limity sesji.
- Uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Potwierdź, że MFA jest wymuszone dla każdego, kto loguje się do interfejsu.
- Bezpieczeństwo pól. Upewnij się, że wrażliwe pola, np. marże, wynagrodzenia czy dane osobowe, są ukryte przed osobami, które ich nie potrzebują.
Automatyzacje
- Stare narzędzia automatyzacji. Wypisz aktywne Workflow Rules i Process Buildery. Salesforce zakończył ich wsparcie 31 grudnia 2025. Nadal działają, ale błędy nie będą naprawiane, więc zaplanuj przejście na Flow (wyjaśnienie na SalesforceTime).
- Błędy Flow. Sprawdź, kto dostaje e-maile o błędach Flow i ile ich przyszło w ostatnim miesiącu.
- Wiele automatyzacji na jednym obiekcie. Szukaj obiektów z kilkoma Flowami, triggerami i starymi automatyzacjami naraz. Nakładanie się powoduje pętle i wolne zapisy.
- Dokumentacja. Każda aktywna automatyzacja powinna mieć opis: co robi i kto o nią prosił.
Jakość danych
- Duplikaty. Uruchom raport duplikatów dla kont, kontaktów i leadów. Sprawdź, czy reguły dopasowania i duplikatów są aktywne.
- Kluczowe pola. Dla każdego głównego obiektu zmierz, ile rekordów nie ma kluczowych pól, np. branży, next step czy daty zamknięcia.
- Zaległe szanse. Policz otwarte szanse z datą zamknięcia w przeszłości. Zawyżają pipeline.
- Nieużywane pola. Znajdź pola puste w ponad 95% rekordów. Zaśmiecają layouty i dezorientują użytkowników.
- Listy wyboru. Szukaj nieaktywnych lub zdublowanych wartości oraz pól tekstowych, które powinny być listami wyboru.
Raporty i dashboardy
- Właściciele dashboardów. Każdy dashboard powinien mieć właściciela i sensownego running usera.
- Nieużywane raporty. Posortuj raporty po dacie ostatniego uruchomienia. Zarchiwizuj te, których nikt nie otworzył od roku.
- Definicje KPI. Sprawdź, czy „pipeline” i „win rate” znaczą to samo w każdym raporcie.
- Prognozy. Jeśli używasz Collaborative Forecasts, sprawdź, czy kategorie prognoz pasują do etapów.
Wygoda użytkowników i adopcja
- Layouty. Policz pola na głównym layoucie szansy. Więcej niż 40 zwykle oznacza, że handlowcy przewijają to, co ważne.
- Strony Lightning. Sprawdź, czy kluczowe strony korzystają z dynamic forms lub zakładek, by pokazywać tylko to, co istotne.
- Logowania. Przejrzyj historię logowań. Użytkownicy, którzy rzadko się logują, coś Ci mówią.
- Mobile. Otwórz aplikację mobilną jako handlowiec i spróbuj zaktualizować szansę w mniej niż minutę.
Platforma i nowe wydania
- Sandboxy. Potwierdź, że masz co najmniej jeden sandbox i że był odświeżany w ostatnich sześciu miesiącach.
- Release Updates. Otwórz Setup → Release Updates i sprawdź elementy z nadchodzącymi terminami wymuszenia.
Jak zamienić wyniki w działanie
Audyt ma sens tylko wtedy, gdy prowadzi do zmian. Podziel ustalenia na trzy grupy:
| Grupa | Co do niej trafia | Kiedy działać |
|---|---|---|
| Napraw teraz | Ryzyka bezpieczeństwa, zepsute automatyzacje, błędne liczby w raportach zarządu | W tym miesiącu |
| Zaplanuj | Migracja do Flow, nowe layouty, czyszczenie duplikatów | W kolejnym kwartale |
| Obserwuj | Usprawnienia „miło mieć” | Przy następnym audycie |
Zapisz kilka liczb, np. odsetek duplikatów, odsetek szans bez next step i liczbę administratorów, i sprawdź je ponownie za trzy miesiące. Postęp, który da się zmierzyć, łatwo wytłumaczyć zarządowi.
Jeśli wolisz, by audyt przeprowadził ktoś za Ciebie, Org Health Check OrgStewards obejmuje te 25 punktów, pisemny raport i omówienie wyników.
Najczęstsze pytania
Jak często robić audyt orga Salesforce?
Raz w roku pełny przegląd oraz krótka kontrola po każdej większej zmianie, np. gdy do Salesforce dołącza nowy zespół albo po dużym imporcie danych.
Czy do audytu potrzebne są specjalne narzędzia?
Nie. Wbudowany Health Check, Setup Audit Trail i standardowe raporty pokrywają większość tej listy. Narzędzia zewnętrzne pomagają w bardzo dużych orgach.